ISO 14001 – שאלות ותשובות

תקן ISO 14001:2015 הינו תקן לניהול סביבתי. את ההסמכה לתקן זה מבצעות בדרך כלל החברות אשר מעוניינות בצמצום השפעות סביבתיות ובהעברת מסר ללקוחותיה ולבעלי עניין שונים לגבי פעילות ידידותית לסביבה.

כמובן, ההסמכה לתקן צריכה לבוא מתוך כוונה אמיתי לצמצום השפעות סביבתיות שליליות ככל שניתן. לעיתים זאת דרישה של רגולטור / גורמים חיצוניים שונים / לקוחות, אך צריך לזכור כי מדובר בתקן וולונטרי וכל חברה רשאית להחליט שהיא מעוניינת להטמיע את התקן לניהול סביבתי.

כפי שאפשר להבין מכך – מספר העובדים אינו משנה. כל חברה שיש לה נכונות לפעילות סביבתית ועם השפעה סביבתית שניתנת להערכה וצמצום – ניתן לבצע הסמכה לתקן ISO 14001:2015.

התקן הינו תקן בין לאומי שעבר שדרוג יחד עם תקן ISO 9001:2015  בשנת 2015. כמו בתקן בגרסתו הקודמת – גם בתקן החדש קיים עיקרון של PDCA.

P– Plan– תכנן- אין לבצע פעילות ללא תכנון מקדים. התכנון יכלול את כלל הנדבכים של התהליך כמו כוח אדם, משאבים כלכליים ומשאבים טכניים, ידע, הוראות ונהלים וכד'.

D–Do– פעל- יש לפעול על פי התכנון שבוצע בשלב הראשון לפני תחילת התהליך. אין לפעול על פי "תחושת בטן" או לבצע תהליכים שלא תוכננו מראש.

C– Check– בדוק- לאחר ביצוע יש לבדוק את התהליך על פי קריטריונים מוגדרים מראש על מנת לבדוק את האפקטיביות שלו. (כמו למשל אחוזי ביצוע שנחשבים כהצלחה של התהליך, הגדלת מכירות, ירידת תלונות לקוח, שיפור ביצועיים מבחינת לוח זמנים, הורדת כמות תקלות בתהליך וכד').

A–Act– פעל- יש לפעול על פי הממצאים של התהליך הקודם. לבדוק את תוצאות התהליך ולפעול בהתאם – המשך פעילות במידה והתהליך נמצא תקין ואפקטיבי. במידה ונדרש שיפורים מסוימים בתהליך יש לפעול על מנת לשפר את התהליך.

בתקן ISO14001:2015 שעבר שדרוג בשנת 2015, נכנס הנושא של ניהול סיכונים והזדמנויות. בתקן בגרסתו הקודמת היה קיים נושא של פעולה מונעת – הארגון היה נדרש לענות על כל אי התאמה על ידי מתן פעולת תיקון, פעולה מתקנת ופעולה מונעת לאי התאמה.

כלומר, יש לחשוב על פתרון מניעת חריגה לאחר שהיא כבר התרחשה. בתקן אחרי השדרוג הנושא של פעולה מונעת לא קיים יותר – הוא "הוחלף" עם תהליך חדש של ניהול סיכונים והזדמנויות בתחום ניהול סביבתי.

סקר היבטים סביבתיים עוסק במיפוי השפעות סביבתיות של הארגון ואת דרכי התמודדות והפחתת השפעות סביבתיות שליליות.

על פי הגדרת התקן: הארגון יזהה את ההיבטים הסביבתיים של פעילויותיו, מוצריו ושירותיו הנמצאים במסגרת התחום המוגדר של מערכת הניהול הסביבתי אשר הוא יכול לשלוט בהם או להשפיע עליהם, וכן את ההשפעות הסביבתיות שלהם, תוך שיקולי נקודת מבט של מחזור חיים.

בעת זיהוי ההיבטים הסביבתיים הארגון יביא בחשבון:

א. שינוי, לרבות התפתחויות מתוכננות או חדשות, וכן פעילויות, מוצרים ושירותים חדשים או שעברו שינוי;

ב. תנאים חריגים ומצבי חירום שניתן לצפות אותם מראש.

הארגון יזהה את ההיבטים שיש להם או שיכולה להיות להם השפעה סביבתית משמעותית כלומר,

תנאים סביבתיים משמעותיים, על ידי שימוש בקריטריונים שנקבעו מראש.

את הסקר אפשר לבצע בעזרת מגוון שיטות. השיטה הנפוצה היא שיטת הערכת חומרה וסבירות להשפעות הקיימות והמכפלה ביניהן.

הטמעת נהלים בארגון הוא החלק העיקרי בתהליך ההסמכה על מנת להשיג את התשומה המרבית של התקנים בארגון.

הטמעת נהלים יכולים להתבצע במספר דרכים כמו הדרכות עובדים על נהלים חדשים, הטמעתם על ידי שילוט / לוחות נגישים לכלל העובדים, ביצוע ישיבות משותפות עם העובדים.

חשוב להסביר את המהות שמאחורי דרישות ונהלים חדשים לעובדים, מכיוון שבמקרים מסוימים, במיוחד בחברות עם עובדים וותיקים, הטמעת נהלים חדשים עלולה להיות מאתגרת.

במידה והעובדים לא מבינים את הרציונל שמאחורי הכנסת נהלים חדשים קשה יותר להטמיע את הנהלים החדשים.

לכן, שיתוף העובדים, התייעצות איתם לגבי נוהל כזה או אחר, מתן הסבר תוך הבאת דוגמאות לשיפור תהליכים בעקבות הכנסת נהלים חדשים יכולים לסייע בתהליך הטמעת הנהלים.

עלויות ההסמכה שונות והן תלויות בגודל הארגון, מספר עובדים, מורכבות התהליכים המבוצעים בארגון וכד'.

השינויים העיקריים מסתכמים בעיקר באיחוד הסעיפים בין התקן ISO 9001 ו-ISO 14000.

כמו כן, נוספו דרישות שלפני כן היו קיימות רק במערכת ניהול לאיכות גם לתקן לניהול סביבתי כגון:

• דרישה להערכת צרכים וציפיות של בעלי עניין (או בעלי זיקה כפי שהם מכונים בתקן לניהול סביבתי).
• הגדרת גורמים משפיעים על פעילות הארגון.
• הגדרת חלות התקן על הארגון.
• מיפוי והערכת התאמה לדרישות על פי דין.
• הערכת סיכונים והזדמנויות להשפעות סביבתיות.
• ביצוע סקר היבטים סביבתיים.

כמו כן, בתקן לאחר השדרוג נדרשת מעורבות של הנהלה בכירה – מה שלא היה קיים בתקן בגרסה הקודמת.

המושג נציג הארגון לאיכות וסביבה בוטל ובמקום זה האחריות מוטלת על הנהלה בכירה. הכוונה כאן היא למעורבות שוטפת – בתהליך של הכנת תוכניות עבודה, כתיבת נהלים והוראות עבודה, השתתפות במבדקים פנימיים וסקרי הנהלה וזאת בכדי לא ליצור מצב שבו ההנהלה המכירה מנותקת לגמרי מתהליך ההסמכה וההטמעה של תקני ניהול שונים.

מורכבות תהליך ההסמכה תלויה במספר מרכיבים שונים כמו גודל הארגון, מורכבות התהליכים שהארגון מבצע, דרישות רגולטוריות וכמובן כוח אדם שמכיר את כלל הדרישות.

כמו כן, נדרשת הכרה מעמיקה עם תקן על מנת להשלים את תהליך ההסמכה ולגשת למבדק של מכון ההסמכה.

התהליך עלול להיות מורכב ומסובך שכן, אדם שלעולם לא עסק בתקן לניהול סביבתי עלול לפספס דרישות מסוימות של תקן וכך לסבך ולהעריך את תהליך ההסמכה.

לכן, רצוי ומומלץ להיעזר ביועצים חיצוניים אשר עוסקים בתהליך ההסמכה ומכירים את התקן על בוריו.

ההבדלים בין שני התקנים הנ"ל במהדורה החדשה כמעט ולא קיימים. הדרישות הן אותן דרישות, בתקן ISO 9001 עונים על הדרישות ומכינים את כלל המסמכים מנקודת מבט של ניהול איכות ואילו בתקן ISO 14001  – מנקודת מבט של ניהול סביבתי.

כפי שצויין, לאחר השדרוג הסעיפים של שני התקנים התאחדו הן מבחינת מספור והן מבחינת דרישות בסעיפים. ההבדל היחידי הוא התייחסות לתחום הניהול.

בדרך כלל – מאז השדרוג בתהליך ההסמכה מכינים נהלים אשר משלבים את שני התקנים יחדיו – מאחר והסעיפים והדרישות זהים. לשם כך נדרשת הכרה מיטבית עם שני התקנים על מנת לא לפספס שום דרישה גם אם היא נראית כדרישה שולית.

בכדי לגשת למבדק הסמכה הראשוני על הארגון להשלים מבדק פנימי וסקר הנהלה.

במבדק פנימי בודקים את כלל תהליכי הארגון כמו במבדק הסמכה, רק שבשונה ממבדק הסמכה, במבדק פנימי יש לארגון את הזמן לבצע השלמת פערים ככל שיתגלו במבדק פנימי ולהגיע למבדק חיצוני הכי מוכן שאפשר.

סקר הנהלה מבוצע לפני מבדק הסמכה, אחרי מבדק פנימי שכן נדרש להציג את כלל הממצאים ממבדק פנימי במסגרת סקר הנהלה. בסקר הנהלה נדרשת השתתפות של הנהלה בכירה. במהלך הסקר מציגים נושאים שונים כמו ממצאים ממבדקים פנימיים, ביצועי ארגון בתחומים שונים, היבטים סביבתיים וסקר סיכונים על מנת לבדוק אפקטיביות של פעילות שננקטו בעקבות הערכת סיכונים והזדמנויות, מדיניות הארגון, צרכים וציפיות של בעלי זיקה וכד'.

בחלק השני, על הארגון להציג הזדמנויות לשיפור מתמיד של הארגון, לדון במשאבים הקיימים וכן להחליט על יעדים כמותיים להשגה לשנה הבאה.

מבדקים פנימיים וסקרי הנהלה מתבצעים בדרך כלל אחת לשנה, אך הארגון יכול להחליט שהוא מעוניין לבצעם יותר מפעם בשנה.

אורך תהליך ההסמכה לארגון משתנה מארגון לארגון, אך בדרך כלל תהליך ההסמכה הממוצע לתקן ISO 14001:2015 נמשך כשלושה חודשים.

בתקן לניהול סביבתי קיים נדבך של דרישות על פי דין – הכוונה הינה לדרישות חוק שונות, אשר ישימות לתחום פעילות של הארגון וכן לדרישות אחרות, כמו למשל דרישות לקוח או דרישות של גופים אחרים שונים.

לדוגמא, אם ארגון מעוניין לעשות תהליך הסמכה, אך אותו ארגון אינו עומד בתנאי רישיון עסק / תנאים להיתר רעלים – תהליך ההסמכה עלול להתארך עד להשלמת פערים אלו שכן קיימים סוקרים במכונים שונים, אשר לא מוכנים לתת הסמכה לניהול סביבתי לארגון, כאשר קיימת הפרת דרישות סביבתיות מבחינת החוק.

כמו כן, נדרשת מעורבות הארגון לאורך כל תהליך ההסמכה – גם אם קיים ליווי מצד יועצת מקצועית – עדיין נדרש שיתוף פעולה מצד הארגון, בכדי למפות ולהבין את תהליכי הארגון ואת הדרישות הכלליות. בנוסף, נדרשת מעורבות הנהלה בכירה בנושא של כתיבת נהלים, ביצוע מבדקים פנימיים וכן השלמת פערים ממבדקים פנימיים, השתתפות בסקר הנהלה וכד'.

ככל שהארגון מקצה יותר משאבים (כוח אדם, זמן וידע), כך תהליך ההסמכה יהיה יעיל וקצר יותר.

ניתן ואף רצוי לשלב את התקן לניהול סביבתי עם תקנים אחרים. רוב הארגונים משלבים את התקן יחד עם תקן לניהול איכות ISO 9001:2015 ותקן לניהול בטיחות ISO 45001:2015, אך ניתן לשלב את התקן עם כל תקן אחר שהארגון מעוניין בו.

זאת מכיוון שהדרישות בשלושת התקנים המוזכרים למעלה הינן זהות – רק מנקודת מבט של איכות, סביבה ובטיחות אבל בכל אחד מהתקנים נדרש להכין ספר נהלים והוראות עבודה, דרישות על פי דין וביצוע הערכת התאמה אליהן, מבדקים פנימיים וסקרי הנהלה.

לכן, לארגון שכבר החליט להטמיע תקן אחד בהחלט משתלם לשלב עוד תקנים לשיפור התהליכים בארגון.

חלות סעיפי התקן משתנים בהתאם לסוג הפעילות המבוצעת בארגון. לכן, כבר בפגישה הראשונה עם יועץ/ת האיכות, לאחר מיפוי כלל התהליכים של הארגון מחליטים מה הם הסעיפים הלא ישימים עבור הארגון.

תעודות ההסמכה מתקבלות לאחר מבדק הסמכה בתוקף ל-3 שנים. עם זאת, תוקף התעודות מותנה בביצוע מבדקי מעקב שנתיים על ידי מכון הסמכה.

כלומר, במידה והארגון לא יבצע מבדק מעקב אחת לשנה – תוקף התעודה תפגע והארגון יצטרך לבצע תהליך ההסמכה מחדש.

מבדקי מעקב נועדו על מנת לבחון את תהליך השיפור המתמיד של הארגון – נושא שיפור מתמיד הינו דרישה בתקן ועל מנת לבחון את אפקטיביות תהליך ההטמעה של התקן – מבוצעים מבדקים שנתיים בארגון.

את מבדקי המעקב הארגון נדרש להשלים תוך שנה ממבדק הסמכה וכך כל שנה על מנת לא לפגוע בתוקף התעודות.

כל מה שנדרש לכך היא מעורבות גורמים שונים בארגון בתהליך ההטמעה של התקן, כמו ביצוע הדרכות לעובדים על נהלים שונים ועל השפעות סביבתיות של הארגון.

שיתוף עובדים והתייעצות שוטפת לגבי דרכי התייעלות בתחומים שונים בתהליך ההטמעה של תקן לניהול סביבתי.

כמו כן, נדרש מעקב שוטף אחרי דרישות חוק ודרישות אחרות על מנת לוודא, כי קיימת עמידה מלאה בהן, תיעוד אי התאמות וחריגות סביבתיות וטיפול אפקטיבי בהן, מתן מענה מהיר ככל שניתן לתלונות לקוח ולפניות שונות של בעלי זיקה של הארגון.

מבדק הסמכה – מבדק ראשון על ידי מכון הסמכה (למשל מכון התקנים) של הארגון על מנת לוודא שהושלמו כלל דרישות התקן וקיים תכנון ראשוני להשגת שיפור מתמיד בשנים הבאות.

לאחר מבדק הסמכה ניתנת תעודה ל-3 שנים ותוקפה מותנית בביצוע מבדקי מעקב שנתיים או חצי שנתיים (תלוי בגודל ומורכבות התהליכים של הארגון).

מבדק מעקב – מבדק שמתבצע בדרך כלל אחרי שנה לאחר מבדק הסמכה ובו נבדק תהליך הטמעת התקן ותהליך של שיפור מתמיד שהארגון השיג במהלך השנה האחרונה. לכן, נדרשת תחזוקה שוטפת של התקן.

חשוב לזכור שמכון ההסמכה יכול לבטל את התעודה גם לאחר קבלתה במידה ולא קיימת עמידה מלאה בדרישות התקן ולא נרשם שיפור בתהליכים המבוצעים על ידי הארגון.