ISO 45001:2018 – שירותי ליווי ומבדקי מעקב
מהו תקן ISO 45001?
ISO 45001:2018 הינו תקן בינלאומי המאפשר הקמת מערכת משולבת למספר תקנים, כגון ISO 9001 ו-ISO 14001.
התקן עוזר לארגונים לשפר את בטיחות העובדים, להפחית את הסיכויים לתאונות ומחלות תעסוקתיות וליצור תנאי עבודה טובים ובטוחים יותר במקום העבודה.
רק בשנת 2019 נהרגו יותר מ-60 עובדים בעת ביצוע עבודתם עקב ניהול בטיחות לקוי ואי עמידה בדרישות רגולטור. נתון שהחמיר משנים קודמות וככל הנראה לא ישתנה גם בשנת 2020, אלא אם ירשם שינוי מהותי בתחום ניהול הבטיחות ואכיפת הדרישות הן מצד הרגולטור והן מצד המעסיקים והעובדים עצמם.
לאור הנתונים הקיימים והמצב הקיים (המכונה כיום כ"מצב חירום") ישנה עליה מתמדת במודעות לנושא הבטיחות הן בעולם והן בישראל. נראה כי בעתיד הקרוב הנושא יקבל חשיבות גדולה יותר. חברות וארגונים רבים מחפשים דרכים לייעל את ניהול האיכות והבטיחות במקום עבודתם והפתרון לכך היא הטמעת תקן ISO 45001.
כל המידע אודות תהליך ההסמכה לתקן ISO 45001
כפי שניתן לקרוא במאמר הנ"ל – תהליך ההסמכה מורכב אך ניתן ליישום בארגון. הארגון מלווה לכל אורך תהליך ההסמכה על ידי מיטב המומחים של חברת נקסטפ המכירים את התקן על בוריו, המאפשר עמידה בדרישות המחמירות של התקן על הצד הטוב ביותר. יועצי האיכות מנחים את הארגון לגבי ההשלמות הדרושות, מבצעים מבדקים פנימיים וסקר הנהלה בשיתוף הארגון עד לקבלת תעודת הסמכה לתקן ISO 45001.
עברתם את תהליך ההסמכה לתקן ISO 45001:2018, מה עושים עכשיו?
האתגר האמיתי מתחיל לאחר סיום תהליך ההסמכה. בכדי להמשיך להחזיק בתעודה בתוקף, על הארגון לבצע מבדק מעקב לתקן ISO 45001 לפחות אחת לשנה. תדירות ומשך מבדקים אלו משתנים בהתאם לגודל הארגון, לתחום עיסוקו, מספר עובדים וכד'.
בעוד במבדקי הסמכה נדרש הארגון להראות את ההטמעה הראשונית של התקן ואת התכנון העתידי (במידה ולא מספיקים לבצע את כלל המשימות עד המבדק), במבדקי מעקב התמונה משתנה והארגון נדרש להציג את תהליך ההטמעה בפועל. שיפור שנרשם בתחומים שונים: ניטורים תעסוקתיים, מודעות העובדים לדרישות החוק והתקן, ירידה במספר תאונות עבודה וכו'.
לאחר תהליך ההסמכה רבים מהארגונים ממשיכים בעבודתם השגרתית, ללא מעקב שוטף אחר הפערים שנרשמו וללא היצמדות לתוכנית שיפור מתמיד שקבעו במסגרת סקר הנהלה. הבעיה נובעת בהרבה מקרים ממחסור כוח אדם / עומס של העובד שאחראי גם על תקני ניהול הבטיחות בארגון.
רבים מהארגונים "נזכרים" במבדק מעקב לתקן ISO 45001 חודש לפני המבדק עצמו. דבר זה חמור מאוד, מכיוון שהוא גורם למרדף אחר ההשלמות הנדרשות לעמידה בדרישות התקן המחמירות ולהגעה למבדק כאשר הארגון מוכן. חלק מהארגונים מנסים להכין את הארגון באופן עצמאי אך עקב אי בקיעות בנושא מפספסים נושאים חשובים שצפים במבדק והארגון מסיים את המבדק עם הערות מיותרות שאפשר היה למנוע אותם עם בארגון היו מבצעים את המעקב בצורה הנכונה.
הקדימו תרופה למכה, בחרו ביועץ למבדק מעקב לתקן ISO 45001:
- האודיטורים בגופי ההסמכה מעלים את רף הדרישות במבדקי המעקב משנה לשנה, מתוך כוונה להתמיד בגישת שיפור מתמיד, לכן כדאי להתכונן לקראת מבדק מעקב לתקן ISO 45001 בעזרת יועצי איכות מומחים. ההכנה למבדק תתחיל לפחות שלושה חודשים מראש
- לקראת מבדקי מעקב הארגון מתבקש לבצע:
- מבדק פנימי
- סקר הנהלה
- סקירת נהלים ועדכונם במידת הצורך
- קביעת תהליכים לבקרת שינויים
- סקירת תוצרים אחרים ועדכונם במידת הצורך (סקר סיכונים והזדמנויות, סקרי סיכונים – JSA וכד')
- הגעה למבדק מעקב כאשר כל המסמכים מוכנים, תוכניות הדרכה הושלמו והתקבלו יעדים לשנה הבאה
הפיתרון שלנו – שירותי ליווי שנתי של חברת Nextep:
הכנה לפני מבדק מעקב עצמו בדרך כלל יכול להצליח בארגונים קטנים עד בינוניים בעלי תחום פעילות לא מורכב, אך בארגונים גדולים, בעלי מספר עובדים גבוה ותחום פעילות מורכב נדרש לבצע ליווי שנתי על ידי יועצים של נקסטפ.
מה הכוונה בליווי שנתי?
- ייעוץ וליווי שוטף על ידי יועץ נקסטפ לניהול מערך הבטיחות לפי תקן ISO 45001. הליווי מתבצע על בסיס חודשי בהתאם לשעות שנקבעות בחוזה העבודה
- בשלב הראשון יבוצע מיפוי משימות להכנת תוכנית עבודה כאשר המשימות בתוכנית הן מעבר למשימות "הרגילות" שמתאימות רק לדרישות התקנים
- תמיכה שוטפת בנושאים לדוגמא:
- בקרה תפעולית
- בדיקות תקופתיות – מעקב ביצוע והשלמת ליקויים
- תיעוד אי התאמות ופעולות מתקנות
- הכנת נהלים, הוראות עבודה ומסמכים שונים בהתאם לדרישות החברה
- סיוע במסגרת דרישות התקן והחוק
- סקירה ועדכון של מסמך בעלי עניין
- ביצוע מבדק הערכת התאמה (אכיפה) לדרישות עפ"י דין ואחרות (במטה החברה ואתרי הפעילות)
- מעקב אחר מדדי הבטיחות הרלוונטיים לארגון ובחינת הזדמנויות לשיפור והתייעלות
- סקירה ועדכון תחומי אחריות וסמכות למערך ניהול הבטיחות
- סקירה ובחינה של סקרי הסיכונים לבטיחות העובד ובחינת אפקטיביות הבקרות שהוגדרו
- בסוף כל פגישה נשלחים סיכומי פגישה מסודרים שבעזרתם ניתן לעבור על המשימות בפגישות הבאות
- ביצוע מבדקים פנימיים מעמיקים יותר – בדיקת תחומי עיסוק של החברה ברמה גבוהה ומעבר לדרישות התקן הרגילות
- ביצוע מספר מבדקים פנימיים בשנה – בהתאם לגודל הארגון ולמורכבות תחום עיסוקו וכן בהתאם לשעות ליווי חודשיות
- ביצוע הכנה לסקר הנהלה – כולל איסוף נתונים והכנת מצגת לסקר
- כתיבת סיכום ישיבת סקר הנהלה עם מסקנות ומשימות לביצוע
- ליווי במהלך מבדק מעקב תוך השתתפות פעילה
- מענה על אי התאמות שהתקבלו במבדק
ניתן לראות כי במהלך השנים חברות שמבצעות את תהליכי ליווי קבועים רושמים הישגים מרשימים במבדקי מעקב עד כדי ביצוע תהליכי שדרוג לתקנים שונים וסיום מבדקים ללא הערות לגבי יישום תקנים חדשים.