ISO 9001 – שירותי ליווי שוטף ומבדק מעקב
מהו תקן ISO 9001?
תקן 9001 ISO לניהול איכות בארגון הינו תקן שניתן להתאימו לכלל הארגונים בארץ ובעולם. מדובר בתקן בינלאומי, ולכן הדרישות זהות לכלל הארגונים בכל העולם וכל אחד מהארגונים יכול להתאים את עצמו לעמידה בדרישות התקן בשילוב החקיקה מקומית.
לקריאה אודות תהליך ההסמכה לתקן ISO 9001
כפי שניתן לקרוא במאמרים הנ"ל, תהליך ההסמכה לתקן ISO 9001 אינו תהליך פשוט אך ישים. הארגון נדרש להשלים דרישות שונות של התקן לצורך עמידה בדרישות המחמירות של התקן.
לצורך כך יועצי איכות מקצועיים שמכירים את כלל הדרישות על הצד הטוב ביותר ילוו וינחו את הארגון לגבי ההשלמות הנדרשות, יבצעו מבדקים פנימיים וסקר הנהלה בשיתוף הארגון ולבסוף ילוו את הארגון במבדק ההסמכה. הליווי יבוצע עד לקבלת תעודת הסמכה לתקן ISO 9001.
קיבלתי תעודת הסמכה לתקן ISO 9001, מה עכשיו?
האתגר האמיתי מתחיל לאחר סיום תהליך ההסמכה. רוב הארגונים אינם מודעים לכך בתחילת התהליך, אך התנאי להחזקה בתעודת ההסמכה הינו ביצוע מבדק מעקב לפחות אחת לשנה. תדירות ומשך מבדק המעקב משתנים בהתאם לגודל הארגון, לתחום עיסוקו, מספר עובדים וכד'.
בעוד במבדקי הסמכה הארגון נדרש להראות את תהליך ההטמעה הראשוני של התקן ואת התכנון העתידי (במידה ולא מספיקים לבצע את כלל המשימות עד המבדק), במבדקי מעקב התמונה משתנה והארגון נדרש להציג את תהליך ההטמעה בפועל, כגון:
- עדכון נהלים והוראות עבודה על בסיס ריכוז הנהלים הקיימים בארגון
- ביצוע ועדכון סקר סיכונים בהתאם לתקן ISO 9001
למאמר המפרט כיצד לבצע ניהול סיכונים נכון בארגון
- בניית תוכנית למערך ההדרכות
- בקרת רשומות ומסמכים בהתאם לנהלי החברה המשתנים
- איסוף וטיפול בפעולות מתקנות בעקבות חריגות ותלונות
בפועל הארגונים ממשיכים בעבודתם השגרתית, ללא מעקב שוטף אחר הפערים שנרשמו וללא היצמדות לתוכנית שיפור מתמיד שנקבע בארגון במסגרת סקר ההנהלה. הבעיה אינה נובעת בהכרח מאדישות הארגון, אלא במקרים רבים בעקבות מחסור בכוח אדם / עומס של העובד שאחראי גם על עבודה על פי תקן לניהול איכות בנוסף לתפקידו בארגון.
חלק מהארגונים "נזכרים" במבדקי מעקב כחודש לפני המבדק עצמו, דבר הגורם למרדף אחר השלמות רבות לעמידה בדרישות התקן ולהגעה למבדק המעקב מוכנים. חלק מהארגונים מבצעים את ההכנה באופן עצמאי, אך עקב אי בקיעות בנושא מפספסים נושאים חשובים אשר צפים במבדק.
כתוצאה מכך, הארגון מסיים את המבדק עם הערות מיותרות שהיה ניתן למנוע אותם במידה ובארגון היו מבצעים את המעקב בצורה הנכונה.
הימנעו מאי התאמות מיותרות, היערכו בהתאם:
- ראשית, יש לזכור כי התהליך לא נגמר בסיום מבדק ההסמכה וקבלת תעודת הסמכה לתקן ISO 9001. על הארגון להתמקד בשיפור מתמיד בכדי לעמוד בדרישות המחמירות הנדרשות במבדקי המעקב. לשם כך ישנה עדיפות להיערכות לקראת המבדק בעזרת יועצי איכות מקצועיים. ההכנה למבדק המעקב יתחיל לפחות שלושה חודשים מראש.
- לקראת מבדק מעקב לתקן ISO 9001 הארגון מתבקש לבצע:
- מבדק פנימי
- סקר הנהלה
- סקר סיכונים בהתאם לדרישות תקן ISO 9001
- סקירת נהלים ועדכונם במידת הצורך
- סקירת תוצרים ועדכונם במידת הצורך (הוראות עבודה, תוכניות הדרכה וכד')
- ביצוע בדיקות תקופתיות לציוד במידה ונדרש, עדכון מקיף בטבלת מעקב בדיקות שנתית
- ווידוא כי כלל המסמכים מוכנים ומעודכנים
הפיתרון שלנו – שירותי ליווי שנתי של חברת Nextep:
ההכנה לקראת מבדק מעקב לתקן ISO 9001 יצליח בארגונים קטנים עד בינוניים עם תחום פעילות לא מורכב, אך בארגונים גדולים בעלי מספר עובדים גבוה עם תחום פעילות מורכב נדרש לבצע ליווי שנתי על ידי יועצי האיכות של חברת נקסטפ.
מה הכוונה בליווי שנתי?
- ייעוץ וליווי שוטף על ידי יועץ נקסטפ לניהול מערך האיכות בארגון לפי תקן ISO 9001. הליווי מתבצע על בסיס חודשי בהתאם לשעות שנקבעות בחוזה העבודה
- בשלב הראשון יבוצע מיפוי משימות להכנת תוכנית עבודה כאשר המשימות בתוכנית הן מעבר למשימות "הרגילות" שמתאימות רק לדרישות התקנים.
הליווי השוטף יתמקד בנושאים הבאים:
-
- כתיבת נהלים, הוראות עבודה ומסמכים שונים בהתאם לדרישות החברה
- עדכון וביצוע סקר סיכונים לפי מהדורת ISO 9001
- ליווי למבדקי מעקב באופן שוטף
- העברת הדרכות איכות בארגון
- ביצוע סקרי הנהלה מקיפים – כולל איסוף נתונים והכנת מצגת לסקר
- כתיבת סיכום ישיבת סקר הנהלה לצורך הסקת מסקנות וקביעת משימות לביצוע
- ביצוע מבדקים פנימיים מקיפים בכלל מחלקות הארגון
- בדיקות תקופתיות – מעקב ביצוע והשלמת טיפול בליקויים
- תיעוד אי התאמות ופעולות מתקנות ועוד
- בסוף כל פגישה נשלחים סיכומי פגישה מסודרים שבעזרתם ניתן לעבור על המשימות בפגישות הבאות
- ליווי במהלך מבדק מעקב בהשתתפות פעילה של היועץ
- מענה על אי התאמות שהתקבלו במבדק
ניתן לראות כי במהלך השנים חברות אשר בוחרות בשירותי ליווי שנתיים רושמות הישגים מרשימים במבדקי מעקב עד כדי ביצוע תהליכי שדרוג לתקנים נוספים וסיום מבדקים ללא הערות לגבי הסמכה והטמעת תקנים אלו.