הסמכה לתקן ISO 9001 בחברות ובארגונים
מתכוננים ליום הסמכה לתקן ISO?
בכתבה שלפניכם נסקור בפניכם את כל מה שדרוש לדעת על יום המבדק ועל התהליך, איך מתכוננים אליו ומה יגביר את הסיכויים שתעמדו במבדק בהצלחה.
מהו תקן ISO?
ISO הינו תקן בינלאומי של איכות המחולק לפרמטרים לפי מגוון התחומים בהם החברה באה במגע בעבודה היומיומית. תפקידו הפונקציונלי של התקן הוא בהגדרה ברורה ומסודרת של תהליכי העבודה בארגון ויצירת בסיס ושפה אחת ליישור קו ולהתנהלות שוטפת יעילה ואיכותית.
הדרישה לתקן ISO 9001 מגיעה לארגון בדרך כלל עקב דרישות לקוח או תנאי סף של מכרזים, אך בשנים האחרונות חברות רבות גילו את יתרונותיו הרבים של התקן הן בסטנדרטיזציה כלל ארגונית, עבודה לפני נהלים, ניהול סיכונים, הערכת ספקים שנתית – כל אלו עיצבו מגמה חדשה של עסקים בישראל שרואים בהטמעת התקן כמנוע צמיחה והתייעלות, שכן התקן מגדיר את תהליכי העבודה של הארגון ומייצר יישור קו ארגוני ואף בסיס להתנהלות שוטפת באופן איכותי ויעיל.
למאמרים על ISO 9001 לחצו כאן
מי בעצם יבדוק שאתם עומדים בתקן?
מבדק הסמכה לתקן ISO מנוהל ע"י סוקר של גוף מסמיך, לדוגמא מכון התקנים. הסוקר מגיע בעצם לבדוק שהגוף הנבדק עומד בדרישות התקן מבחינת תהליכי עבודה. התקן שתבדקו עליו מפורט בספר התקן, שיכלול את כל הנושאים שהתקן מקיף ולכל הסעיפים תחת כל נושא שאליהם יש להתייחס בהטמעת תהליכים ובעמידה בתנאי התקן.
מבנה בדיקת ההסמכה
בדיקת הסמכה מחולקת לשני סוגי מבדקים:
מבדק הסמכה:
הסוקר מחויב לבדוק האם הארגון עומד בדרישות התקן לפי סעיפיו השונים.
מבדק ההסמכה ויום הבדיקה מחולקים לשני שלבים. בשלב א' הסוקר רק יעבור על מסמכים, נהלים ומערכת התיעוד של הארגון, ויראה שיש מענה לכל דרישה של התקן.
בשלב ב' הוא יבקש לראות את האופן בו תהליך או נוהל מוטמעים וכך יבחן את היישום של התקן בפועל.
למשל אם יש תהליך ייצור מסויים, בשלב א' הוא יבדוק את הנהלים ברמת המסמכים והתיעוד, ישאל שאלות ויבקש לדעת איך התהליך עובד. בשלב ב' הסוקר ייגש עם מנהל הייצור לאולם הייצור ויבקש לראות את האופן בו זה הנוהל מיושם ומוטמע.
מבדק מעקב:
לאחר שהארגון עמד בדרישות התקן, ישנה תקופה של 3 שנים שבתוך תקופה זו הגוף הבודק יבצע אחת לשנה בדיקת מעקב. בבדיקת המעקב שמתקיימת אחת לשנה הסוקר לא יבדוק את כל תחומי התקן, אבל במהלך 3 שנים שכוללות 3 בדיקות מעקב – הסוקר כן יקיף את כל תחומי התקן במצטבר.
למרות שאחת לשנה, מבדק מעקב יכלול נושאים שונים, לעיתים הסוקר גם יחזור על נושא שדורש תשומת לב מיוחדת, גם אם בדק אותו במבדק המעקב הקודם.
בדיקות המעקב בשונה מבדיקות ההסמכה, כוללת רק את שלב ב של בדיקת ההסמכה והוא בדיקת יישום והטמעת התהליכים בפועל, כיוון שאת הנהלים והניירת הבודק כבר ראה בשלב ההסמכה.
תכנית המבדק
במרבית המקרים הסוקר ישלח תכנית מבדק שאמורה לתאר איך יראה המבדק, מה הנושאים שיבדקו ביום המבדק ובאיזה סדר. אם לא שלחו לכם תכנית מבדק, יש להתעקש על כך מול הסוקר. תכנית המבדק חשובה לכם על מנת להבין אלו תחומים הולכים להיבדק, ולשריין את האנשים הרלוונטים לכל תחום לזמינות מלאה לשאלותיו ובדיקותיו של הסוקר.
בדרך כלל כשמדובר בארגון גדול, הסוקר יגלה גמישות, יתאים עצמו לצרכי הארגון ויאפשר לארגון לשנות את סדר הפעולות ותחומי הבדיקה לפי צרכי הארגון וזמינותו.
זמינות של אנשי המפתח מטעם הארגון לפי תכנית המבדק חשובה הן במענה לשאלות הסוקר והן בכך שאנו משדרים לסוקר את הרצינות בה אנו לוקחים את המבדק.
פתיחת יום המבדק – מתחילים ברגל ימין
מבדק תמיד יתחיל בשיחת פתיחה, אם מדובר על מבדק הסמכה, זה מקום להציג את הארגון ופעילותו, רצוי במצגת מסודרת בפרט אם מדובר בארגון גדול, ורצוי שההצגה תעשה ע"י פונקציה בכירה. כדאי שבפגישה הזו תהיה נוכחות של כל האנשים הרלוונטיים ליום המבדק, עם עדיפות להנהלה בכירה – כי זה מראה על רצינות והירתמות מלאה לתהליך.
הסוקר מצידו יציג קצת את מכון התקנים או הגוף הבודק – מכון ההתעדה שמטעמו הוא בא, ואת תכונותיו העיקריות של אותו מכון.
במפגש הראשוני יתקיים תיאום ציפיות למבדק ומעבר על התוכנית.
איך נראית הבדיקה בפועל – הליבה והמעטפת
בדרך כלל הסוקר יחלק את היום שלו לשניים.
בחלק הראשון הסוקר יבדוק את נושאי הליבה, בחלק זה הסוקר יבקש לדגום את פעילות הארגון, כלומר יפגוש אנשים במחלקות וידגום תהליכים שהם תהליכי הליבה של הארגון, למשל איך הארגון מייצר מוצר או שירות מדרישת הלקוח ועד אספקת התוצר הסופי.
הסוקר ירצה לראות לתהליך עבודה, שלב אחר שלב, ישאל שאלות וירצה לראות אסמכתאות לתהליכים השונים. חשוב לשמור על תיוק מסודר של ניירת על מנת לשלוף את המסמך הרלוונטי בזמן הביקורת ולא להתעכב על חיפוש, מה שגם מסדר לסוקר שהארגון לא מסודר ולא בשליטה על התהליכים.
בדיקה לדוגמא – לקוח הזמין מוצר עם מאפיינים מסוימים. הסוקר ידגום את ההזמנה ויעקוב איך ההזמנה עברה לייצור תפ"י רכש ואיך כל שרשור המשימות וזרימת התקשורת הפנים ארגונית מתרחשת בנוגע להזמנה. המטרה היא לבחון את שיתוף הפעולה בין הפונקציות השונות ולבדוק שאין פערים או אי אלו אי התאמות, כגון מצב בו הלקוח ביקש משהו מאיש המכירות והייצור לא התייחס לבקשה הזו.
רצוי לא לבנות על כך שהסוקר יבדוק דווקא את התיק שנגיש לו, הוא יכול לבחור איזה מקרה שירצה, ולכן כדאי שההכנה למבדק תהיה ברמה רוחבית ולא לתיק או מקרה מסוים.
הסוקר יישב עם הפונקציות הרלוונטיות בשטחי העבודה, באולם הייצור ובכל אזור תפעולי אחר. הוא יעבור בארגון, פונקציה פונקציה, וישאל על תהליך העבודה. ואחרי שהסוקר יבין מאותו עובד מה תהליך העבודה יבקש ממנו "בוא תראה לי דוגמא" ואז הוא יבקש מסמכים, תוכניות ודוגמאות לתהליך העבודה, כלומר הסוקר יחפש אחר אסמכתאות לכל דבר ולא יסתמך רק על שיחה עם העובד.
נוסיף ונאמר שאחד הדברים שגם חשובים זה לא רק עמידה ספציפית בדרישות התקן אלא מבחינת ההרגשה היא שיהיה סדר וניקיון כללי בסביבת העבודה. ממש כמו הערכות למסדר.
בחלק השני הוא עובר על נושאי מעטפת:
אלו נושאים שמוגדרים ב-ISO כפעילויות שתומכות בתהליכי הליבה. נושאים כמו הדרכה והכשרה של עובדים, החזקת מכונות, הפקת לקחים וביצוע תחקירים, ניהול התקשורת הארגונית, ונושאים אחרים שתומכים בפעילות הליבה של הארגון.
אם בשלב א' – שלב הליבה, הסוקר דיבר עם עובד מסוים שמתפעל מכונת מכבש והעובד סיפר לסוקר מה הוא עושה. בשלב המעטפת, הסוקר ירצה לראות איך קלטו את העובד, אלו הסמכות עשו לו, איך הכשירו אותו, אילו הדרכות הוא עבר. האם המכונה שפגשתי עוברת תכנית אחזקה מסודרת ונבדקת מידי פעם. כל אלו הם נושאי מעטפת.
הערות הסוקר – אי התאמות לתקן
הסוקר ירשום הערות, אלו נחשבות לאי התאמות, יש 3 סוגים של אי התאמות:
- מייג'ור – דרישת תקן שלא מבוצעת בארגון
- מיינור – הדרישה של התקן מיושמת בארגון אבל בצורה לא מספיק טובה
- אובזרביישן – המלצה לשיפור, הארגון עומד ועושה את זה טוב אבל לא בביצוע הכי טוב – כלומר עליו להשתפר
אם במבדק היו 3 הערות מייג'ור המבדק לא יעבור. המשמעות היא שהארגון לא יקבל תעודה.
אפשר לרוב לעשות מבדק חוזר אבל יש תוספת תשלום לגוף התעדה, וגם עלות בהתארגנות מחדש לעוד יום מבדקים. מה גם שלעיתים קרובות ארגונים עושים תקן לצורך התקשרות עם לקוח חדש או עמידה בתנאי מכרז, ואז ההשלכות הכספיות הם גדולות: הם לא יכולים לקחת הזמנות גדולות מחו"ל כי אין להם את התקן הנדרש.
סוף יום וסיכום
בסוף היום הסוקר יכין את הדוח ויקיים שיחת סיכום. גם בשיחת הסיכום חשוב שתהיה נוכחות של ההנהלה הבכירה, כדי לשמוע מפי הסוקר על כל היום ועל התרשמותו. במהלך סיכום הוא עובר על ההערות ונותן זכות תגובה לארגון. לפעמים הסוקר לא ראה את התמונה נכון וכן לגיטימי לבוא ולהסביר, לארגון יש ממש אפשרות להגיב ולהתייחס. למשל "לא בדקת, לא שאלת את האדם הנכון, לא קיבלת את הרושם הנכון". חשוב לשמור על דיון נעים ונאות ולא להתכנס להתנצחויות ולמו"מ מול הסוקר.
נסכם ונאמר שהיות שההכנה דורשת מהארגון משאבים רבים, זמן וכסף, לאי עמידה במבדק יש השלכות משמעותיות. הערכות טובה היא הערכות רוחבית ומלאה לדרישות התקן ולא הערכות ליום המבדק.
כאן המקום להוסיף שליווי של משרד ייעוץ לנושא התקינה יבצע את כל ההכנות הדרושות בארגון לטובת עמידה בתקן, יהיה נוכח וילווה את יום המבדק וישפר באופן דרמטי את הסיכויים שלכם לעמוד ביום המבדק.
עוד טיפים להצלחת המבדק תוכלו לקרוא כאן.
