הסמכה לתקן ISO 9001 בחברות ובארגונים
אז הגיע הרגע ואתם נמצאים לקראת יום מבדק הסמכה לתקן 9001 ISO.
אז לא, אין צורך בהכנות קולינריות ובלהביא בורקס (אלא אם כן בא לכם משהו לנשנש תוך כדי המבדק) וגם אין צורך להילחץ, כי אנחנו כאן בדיוק בשביל לעזור לכם בתהליך.
חשוב לנו ב-Nextep שתגיעו אל יום ההסמכה רגועים, מוכנים ועם סיכוי גבוה לעבור את המבדק בהצלחה ולכן הכנו עבורכם את המאמר הבא, שיסביר כל מה שתצטרכו לדעת.
לכל המאמרים על ISO 9001
כדאי לדעת מראש – מי בעצם יבדוק שאתם עומדים בתקן?
מבדק הסמכה לתקן ISO (איזו) מנוהל ע"י סוקר של גוף מסמיך, לדוגמא מכון התקנים.
הסוקר מגיע בכדי לבדוק שאתם עומדים בדרישות התקן מבחינת תהליכי עבודה. ספר התקן כולל את כל הנושאים שהתקן שתבדקו עליו מקיף. תחת כל נושא ישנם סעיפים שאליהם יש להתייחס בהטמעת תהליכים ועמידה בתנאי התקן.
אז מה מצפה לכם במבדק?
הסוקר שיגיע אליכם מחויב לבדוק האם הארגון שלכם עומד בדרישות התקן לפי סעיפיו השונים.
מבדק ההסמכה ויום הבדיקה מחולקים לשני שלבים:
בשלב א' הסוקר בודק האם יש מענה לכל דרישה של התקן. הוא יעבור על מסמכים, מערכת התיעוד של הארגון והנהלים. הוא ישאל אתכם שאלות ויבקש לדעת איך התהליך עובד בארגון שלכם.
בשלב ב' הוא יבקש לראות את האופן בו התהליכים והנהלים מוטמעים וכך יבחן את היישום של התקן בפועל. הוא יוכל למשל לגשת עם מנהל הייצור לאולם הייצור ולראות כיצד הנוהל מיושם ומוטמע.
תכנית המבדק
לפני הגעת הסוקר אליכם, ברוב המקרים תשלח אליכם תכנית מבדק המתארת כיצד המבדק יראה, מהם הנושאים שיבדקו וסדר המבדק. אם לא קיבלתם תכנית כזו, כדאי להתעקש על כך מול הסוקר.
התוכנית חשובה מפני שהיא תאפשר לכם להיערך כראוי ולדאוג לזמינותם של בעלי התפקידים הרלוונטיים שידעו לענות לשאלותיו ובדיקותיו של הסוקר. זמינותם של אנשי מפתח אלו תשדר לסוקר את מידת הרצינות בה לוקח הארגון את המבדק.
במידה ואתם שייכים לארגון גדול, סביר להניח שהסוקר יגלה גמישות ויאפשר לארגון לשנות את סדר הפעולות ותחומי הבדיקה לפי צרכיו.
קדימה, לתכלס!
פתיחת יום המבדק – מתחילים ברגל ימין
יום המבדק יתחיל תמיד בשיחת פתיחה. בשיחה רצוי שתהיה נוכחות של כל בעלי התפקידים הרלוונטיים למבדק. אם תרצו לשדר רצינות והירתמות לתהליך, כדאי שהנציגים יהיו מההנהלה הבכירה.
אם מדובר במבדק הסמכה, זה המקום בו רצוי שנציג בכיר יציג את הארגון ופעילותו בעזרת מצגת מסודרת, ודאי אם מדובר בארגון גדול.
בפתיחת היום יציג הסוקר את מכון ההתעדה שמטעמו הוא בא (מכון התקנים או הגוף הבודק) ואת תכונותיו העיקריות של המכון.
במפגש הראשוני יתקיים בין הצדדים תיאום ציפיות למבדק ומעבר על התוכנית.
יום הבדיקה בפועל – הליבה והמעטפת
בדרך כלל הסוקר יחלק את היום שלו לשניים:
חלק ראשון – בדיקת נושאי הליבה:
בחלק זה הסוקר ידגום תהליכי ליבה של הארגון על ידי פגישת אנשים ממחלקות שונות ובדיקת התהליכים בהן, כמו למשל תהליך שירות וייצור מול לקוח, מהזמנת המוצר מול איש המכירות ועד לקבלת המוצר המוגמר. הסוקר יבחן שלב אחר שלב את תהליך העבודה, יציג שאלות לעובדים, ירצה לראות דוגמאות, את התהליכים קורים בפועל וידרוש אסמכתאות לתהליכים השונים. זאת במטרה לבחון את שיתוף הפעולה בין הפונקציות השונות.
תיוק מסודר של הניירת יאפשר לכם לשלוף בקלות את המסמך הרלוונטי שתתבקשו להציג, עוד נקודה שתבטא מולו סדר ושליטה שלכם על התהליכים. הסוקר יכול לבחור בכל מקרה שירצה, כך שכדאי שההכנה למבדק תהיה ברמה רוחבית ולא לתיק או מקרה מסוים. כמו כן, חשוב לתת הרגשה של סדר וניקיון בסביבת העבודה, ממש כמו הערכות למסדר הרס"ר בצבא.
החלק השני – בחינת נושאי המעטפת:
נושאי המעטפת מוגדרים ב-ISO כפעילויות התומכות בתהליכי הליבה. הדרכת והכשרת עובדים, ביצוע תחקירים והפקת לקחים, ניהול התקשורת הארגונית ונושאים נוספים התומכים בפעילויות הליבה של הארגון.
אם בחלקו הראשון של היום הסוקר שוחח עם מפעיל מכונת המכבש והעובד תיאר את תהליך עבודתו, בשלב הזה יתמקד הסוקר בצורה בה נקלט, הודרך והוכשר העובד לתפקידו. גם תוכניות האחזקה והבדיקות של המכונות אותן בחן הסוקר בשלב הראשון, יבדקו בשלב זה.
הערות הסוקר – אי התאמות לתקן
הסוקר ירשום הערות, אלו נחשבות לאי התאמות, יש 3 סוגים של אי התאמות:
- מייג'ור – דרישת תקן שלא מבוצעת בארגון
- מיינור – הדרישה של התקן מיושמת בארגון אבל בצורה לא מספיק טובה
- אובזרביישן – המלצה לשיפור, הארגון עומד ועושה את זה טוב אבל לא בביצוע הכי טוב – כלומר עליו להשתפר
אם במבדק היו 3 הערות מייג'ור המבדק לא יעבור. המשמעות היא שהארגון לא יקבל תעודה.
אפשר לרוב לעשות מבדק חוזר אבל יש תוספת תשלום לגוף התעדה, וגם עלות בהתארגנות מחדש לעוד יום מבדקים. מה גם שלעיתים קרובות ארגונים עושים תקן לצורך התקשרות עם לקוח חדש או עמידה בתנאי מכרז, ואז ההשלכות הכספיות הם גדולות: הם לא יכולים לקחת הזמנות גדולות מחו"ל כי אין להם את התקן הנדרש.
סוף יום וסיכום
בשיחת הסיכום שתיערך בסוף יום ההסמכה יציג הסוקר את הדו"ח שהכין. הוא יעבור על ההערות ויאפשר זכות תגובה לארגון. חשוב שגם בשיחה זו ההנהלה הבכירה של הארגון תהיה נוכחת. לגיטימי לחלוטין לנסות ולהסביר לסוקר דברים שבעיני הארגון הוא לא בחן באופן הנכון (למשל, לא פנה לבעל התפקיד הרלוונטי לנושא שבדק), כמובן תוך דיון נעים והימנעות מהתנצחויות.
לסיכום, ניתן לומר שההכנה ליום בדיקה שכזה דורשת זמן כסף ומשאבים נוספים מהארגון. לכן ההמלצה היא להערכות מלאה ורוחבית על פי דרישות התקן ולא ספציפית ליום המבדק.
ליווי מקיף על ידי יועצי איכות מומחים כמו שלנו לנושאי התקינה יאפשר לכם להיערך כראוי מראש, יהיה נוכח ביום המבדק וישפר באופן דרמטי את הסיכויים שלכם לעמוד ביום המבדק.
אנחנו ב-Nextep מאחלים לכם הצלחה רבה ביום המבדק ומחזיקים לכם אצבעות!
לעוד טיפים מעולים כאלה, כנסו לקרוא על מבדק ההסמכה לתקן ISO 9001
נכתב על ידי שרון כהן, יועץ איכות המתמחה בהסמכת ארגונים לתקני ISO 9001, ת"י 9301, AS9100.