ייעוץ ארגוני

הצעד הבא שלך להתייעלות ארגונית

הארגונים מהווים חלק חשוב מהחברה שבה אנו חיים.

ייעוץ ארגוני מאפשר למידה על הארגון מנקודות מבט שונות, הן מההיבט העסקי והן מההיבט הפסיכולוגי של האנשים הפועלים בארגונים.

הוא מתמקד בארגון ובתהליכים הנמצאים בתוכו ובסביבתו, במטרה לשפר את תפקודו. ייעוץ ארגוני תומך בארגון המתמודד עם סביבה דינמית. במציאות זו, הארגון נמצא באופן מתמיד בתהליכי שינוי, והוא נדרש תכופות להגביר את יכולותיו וכושר הסתגלותו.

מטרת הייעוץ הארגוני הינה לסייע להנהלת הארגון להביא את הארגון לתוצאות אופטימליות לאורך זמן על ידי הפעלה וניהול נכון של העובדים והמנהלים שלו בכלל, ובמצבים של שינוי, צמיחה ומשבר, בפרט. היועץ הארגוני יסייע להפיכת הארגון לגמיש, בעל יכולת הסתגלות, יכולת התאוששות מהירה ויכולת התמודדות ומתן תגובה מהירה לשינויים שמכתיבה הסביבה העסקית.

כולנו מקיימים ממשקים עם ארגונים: כמעסיקים, כעובדים, כלקוחות וכבעלי עניין אחרים. איכות הארגונים תלויה בהון האנושי המרכיב אותם, ובתהליכים המאפשרים להם לתפקד בהוגנות, ביעילות, תוך אפשרות לצמיחה כלכלית וחברתית. במילים אחרות, הצלחת הארגון תלויה ברווחת עובדיו. העובדים נדרשים להביא יכולות אינטלקטואליות ורגשיות מפותחות על מנת להשיג את מטרות הארגון. מטרת היועץ הארגוני הינה לעזור לארגון להצליח ולצמוח תוך שהוא מצמיח את עובדיו. בנוסף, היועץ מסייע למנהלים להבין ולהגדיר את המטרות בארגון בו הם פועלים, ולבחור את הדרך המיטבית להשגת מטרות אלו.

למי מתאים הייעוץ הארגוני?

הייעוץ הארגוני מתאים לחברות הנמצאות בתהליכי שינוי, צמיחה, קיטון. עם זאת, ארגונים רבים, כיום, משלבים פעילויות של פיתוח וייעוץ ארגוני בניהול השוטף של הארגון, מתוך הבנה כי אנו חיים בסביבה דינמית ומשתנה הדורשת מהארגון יכולות תמרון והסתגלות גבוהות.

בעשרים השנים האחרונות סוגיית הארגונים הפכה מורכבת הרבה יותר, וזאת כתוצאה מתחרות מהירה, אתגרים אל מולם ניצבים הארגונים בגיוס ושימור ההון האנושי, ומפעילות בסביבות בינלאומיות שהפכה לנפוצה. אחת הסוגיות החשובות למולן ניצבת ההנהלה הינה התרבות הארגונית המיטבית בארגון. המנהלים נדרשים לעסוק בנושא עיצוב או עיצוב מחדש של התרבות הארגונית וזאת במטרה לאפשר לארגון ולעובדיו להתפתח. בעבודתו של היועץ הארגוני קיים דגש והתייחסות רבה לנושא.

האתיקה לפיה מחויב היועץ הארגוני לפעול הינה מורכבת ודורשת מחד, להוות גורם שמאתגר ומציף בעיות וקשיים ושאינו פועל כדי לרצות את המנהלים שהוא עובד עימם במטרה להבטיח את המשך עבודתו בארגון. ומאידך, היא דורשת מהיועץ לפעול להעצמת המנהלים עמם הוא עובד וזאת מבלי להפוך להיות הגורם המוביל והדומיננטי בארגון, כזה שהארגון מפתח בו תלות.

יתרונות הייעוץ הארגוני:

• נקודת מבט חיצונית ומקצועית על הארגון והתהליכים המתרחשים בו.
• ליווי החברה ע"י יועץ בעל ניסיון וידע רב בארגונים, אשר לוקח את הארגון יד ביד צועד עמו, להבנת הבעיות, הקשיים וסיבות השורש שלהן, במטרה למצוא פתרונות ולשפר תהליכים.
• יצירת תשתית מובנת להתנהלות נכונה יותר, במטרה לייעל תהליכים בחברה.
• בחינת הסוגיות אל מולן ניצב הארגון ומציאת פתרונות מתאימים ותואמים לארגון.
• ייעול תקשורת בין עובדי החברה ומנהליה, הגברת מוטיבציה, ניהול ובקרת תהליכים יעילה בארגון.

תהליך ושלבי הייעוץ הארגוני:

שלב האבחון הארגוני:

תהליך הייעוץ מתחיל באבחון ארגוני, שמטרתו לאתר את הפערים בין המצב הרצוי למצב המצוי לשם כך עליו לזהות, לאבחן ולהגדיר את האירועים המרכזיים המתרחשים בתוך הארגון והמשפיעים על התנהלותו, אלו תהליכים יוצרי ערך שהם חשובים לפעילותו האופטימלית של הארגון. במהלך שלב האבחון הארגוני  היועץ עורך ראיונות, תצפיות, סקרים, וזאת במטרה להכיר לעומק את הפעילויות וה"כאבים" הארגוניים. בסיום תהליך האבחון הארגוני היועץ מוציא דוח אבחון ארגוני המסכם את הממצאים, ההמלצות והמסקנות- הדו"ח יוצג למנכ"ל/ להנהלה לאחריו מתקבלות החלטות על השינוי הדרוש ועל תהליך הליווי שיתמוך בו בצורה מיטבית.

שלב הליווי/ ההטמעה:

זהו השלב בו המלצות היועץ, יחד עם דרכים לשינוי וביצוע, בהסכמת ההנהלה, מקבלות חיים ומיושמות בארגון.

חברת Nextep עוסקת בתחום הייעוץ הארגוני במגוון אספקטים הכוללים מחד, היבטים ממוקדי עובדים כגון: הנעת עובדים, תקשורת פנים ארגונית, פיתוח מנהיגות ובניית צוות. ומאידך, היבטים ממוקדי מערכת כגון: גיבוש חזון ואסטרטגיה, הקמת יחידה חדשה, הטמעת נורמות של איכות, מיזוגים ורכישות וכדומה.

מבין השירותים שאנו מספקים בתחום הייעוץ הארגוני:

• בחינה מחדש של תהליכי העבודה בארגון, שיפור שיטות, יישום הנחיות ההנהלה והטמעתם.
• אפיון ומיפוי תהליכי עבודה בארגון.
• בחינה והתאמה של הנהלים הקיימים בארגון והוספת נהלים חסרים – על פי העניין והצורך.
• תחקיר אנשי המפתח רלוונטיים: חקירת המצב הקיים ומיפוי תהליכים – השאיפה היא להגיע למיצוב אחיד של אופן ביצוע התהליכים ונהלי העבודה.
• כתיבת כלל נהלי החברה והוראות עבודה לפי דרישת הארגון והתאמתם לנהלים הקיימים בארגון והעבודה בשטח.
• שיפור שיטות, ייעול, שילוב מערכות המחשב בפעולות ידניות ושימוש נכון בטפסים.
• יצירת אחידות בנהלי העבודה בפרויקטים השונים בחברה וביסוס פעולה מותאמת.
• בניית מערכת תקשורת פנימית בארגון שתאפשר העברת מידע דו כיווני – הנהלה עובדים.
• זיהוי קשרי גומלין וממשקים בין תהליכים, מיפוי תשומות ותפוקות לכל תהליך. יושם דגש על ממשקים בין מחלקות.
• יצירת אוגדן אגפי אשר כולל נהלי עבודה, תרשימי תהליך ותוצרים נלווים (טפסים, פורמטים, דוחות וכיוב').
• הגדרת נקודות SLA לתפוקות תהליכי עבודה, בהתאם לנקודות בקרה קריטיות שהוגדרו בשלב המיפוי.
• הגדרת מדדי ביצוע ומדדי איכות לכל אגף ולכל תהליך.
• בניית כלי איסוף מידע וניתוח לכל מדד המבוססים על תשתיות הארגון (כגון מערכות מידע אשר בשימוש) או כלים ייעודיים אשר יאופיינו.
• בניית מערך אחריות וסמכות ובניית תיקי תפקיד.
• אבחון ארגוני בתהליכי העבודה בהנהלת החברה ובכל תת המחלקות.
• הצגות תהליכי עבודה מרכזיים ובקרות בתהליך.
• אבחון לטובת פיתוח מנהלים ומתן המלצות לטובת הכנת תשתית להצלחת החברה.
• אפיון שגרות ניהוליות, דוחות ונתונים.
• בניית ויישום תכנית ביקורות פנים וביקורות חיצוניות בכל אתרי הארגון.
• בניית ממשק לפיקוח ובקרה על קבלני משנה וספקים המבצעים עבודות או המספקים שירותים עבור הלקוח.
• ניסוח פעולות מתקנות ותהליכי למידה מאירועים וחריגות.
• ביצוע הגדרות תפקיד לעובדי אדמיניסטרציה ומשרד.
• ביצוע חלוקת אחריות וסמכות חדשה לבעלי תפקידים במשרד.

נכתב על ידי לנה איזנברג, יועצת איכות המתמחה בייעוץ ארגוני ובהסמכת ארגונים לתקני  ISO 9001 ,ISO 22716 ,ISO 13485, ניהול ועריכת מבדקים פנימיים.