מדוע סקר הנהלה חשוב לארגון?
מהו סקר הנהלה?
סקר ההנהלה הינו אחד מאבני היסוד בתקן ISO 9001.
למעשה, על אף שמהדורתו של התקן מתעדכנת על בסיס קבוע אחת ל- 7-8 שנים ובצמוד לזה מתעדכנות הדרישות בתקינה וכן בהתאמה מתווספים נדבכים נוספים – סקר ההנהלה היה ונשאר דרישה מנדטורית.
לכל המאמרים על ISO 9001
אז מהו בעצם סקר הנהלה? מדוע הדרישה לקיום סקר הנהלה הינה מפורטת כל כך בתקן? מה הן בעצם אותן תשומות ותפוקות הנדרשות לדיון בסקר? על כל זאת ועוד נשיב במאמר זה.
מטרתו של סקר ההנהלה היא להציב בפנינו מראה. לעתים אנו נוטים, מסיבות שונות ומגוונות – לשים בצד נושאים קריטיים אשר אליהם נדרש לתת את הדעת במהלך השנה ואף באופן שוטף, כמו למשל:
- כמה תלונות לקוחות התקבלו?
- מהו המשוב מהלקוחות?
- האם ביצועי הספקים שלנו מספקים אותנו?
- האם עמדנו במטרות האיכות שהצבנו לעצמנו?
- האם כמות ואיכות המשאבים בארגון הנה הולמת?
ועוד ועוד שאלות שנטיית לבנו היא להניח אותן בצד עד יעבור זעם. על כן, לא בכדי סקר ההנהלה מהווה דרישה אשר קיימת עשרות שנים בתקן.
מי אמור לקחת חלק בסקר ההנהלה?
סקר הנהלה הינו דיון במעמד ההנהלה הבכירה בארגון. המושג "הנהלה בכירה" משתנה בין ארגון לארגון. באופן טבעי, בכל ארגון ההנהלה הבכירה תכלול את המנכ"ל והסמנכ"לים אך ישנם גורמים נוספים. למשל, בארגונים יצרניים נהוג ואף רצוי שבסקר ההנהלה יהיו נוכחים מנהל הייצור ומבקר האיכות.
בארגוניים יצרניים אשר מפתחים מוצרים ושירותים חדשניים ייקחו חלק בסקר גם מהנדס החברה ומנהל הפיתוח. בארגונים אשר ליבת עשייתם הנה ייבוא נדרש שאנשי הרכש הבכירים ייקחו חלק וכיוצא בזה.
מתי מקיימים סקר הנהלה?
בתקן ISO 9001 למעשה לא קיימת התייחסות לזמנים או ללוחות זמנים לביצוע. הדרישה היא לקיים את הסקר במרווחי זמן קבועים ומתוכננים מראש. המנהג המקובל הוא לקיים את הסקר אחת לשנה. ישנם ארגונים אשר נוהגים לקיים את הסקר בסיומה של השנה הקלנדרית וישנם אחרים הנוהגים לקיימו בהתאם למועדי מבדקי ההתעדה השנתיים. 2 האפשרויות מקובלות.
במה דנים ולמה מתכנסים?
המטרה של הסקר היא לכנס את אנשי הארגון ומנהיגיו לביצועי הפעילות בשנה החולפת על מנת לקבל החלטות אופרטיביות להמשך הדרך לצורך יצירת שיפור מתמיד. בסקר ההנהלה ישנן תשומות רבות הנדרשות בדיון אשר לגביי כולן קצרה השעה מלהושיע במאמר זה ועל כן נציין את העיקריות שבהן.
שדרוג מהדורת ISO 9001
כידוע, מהדורת התקן שודרגה בשנת 2015 ואם נרצה לסכם את מהות השינוי הרי שעל פי רוב נוכל לסכם ב-2 מילים: התמקדות בלקוח.
הדבר בא לידי ביטוי באופן טבעי גם בסקר ההנהלה אשר בו חלק מהתשומות הנדרשות לדיון הנן:
- פעולות מתקנות בהמשך לאי התאמות שעלו (בין היתר – תלונות לקוחות)
- תוצאות ניטור שביעות רצון לקוחות
- מידת התאמת המוצר או השירות ללקוח וכן רמת ביצועי תהליכי הליבה
- מידת העמידה של הארגון במטרות האיכות שהגדירו בשנה הקודמת
- מעבר על תוצאות מבדקי איכות פנימיים וחיצוניים ובחינת מגמות שיפור בהם
- התאמת המשאבים לארגון ועוד
סיום סקר הנהלה
כעת לאחר שהנחנו על שולחננו, בפני כל הגורמים הרלוונטיים – את ביצועינו, הגיע השלב להפיק החלטות, מסקנות ומטרות להמשך הדרך. אנו נזהה הזדמנויות לשיפור, נזהה צורך בשינויים במערכת ניהול האיכות ובמשאבים. כמו כן, נגזור מטרות איכות אשר יהוו אבני בוחן לפעילויות הליבה במחלקות הרלוונטיות לניהול האיכות.
חשוב שהחלטות אלה יהיו מעשיות והגיוניות, שכן בעת שיגיע הזמן לבחון את מידת עמידתנו באותן מטרות והחלטות שקיבלנו – נשאף לצפות בעמידה בהן, שכן אי עמידה בהן עלול להוביל לפגיעה מורלית בקרב ההנהלה הבכירה ושאר אנשי הארגון.
ובל נשכח לתקשר ולשרשר את תוצאות דיון סקר ההנהלה לכלל אנשי הארגון הרלוונטיים עד לאחרון שבהם, שכן ארגון שמבין את חשיבות המשאב האנושי וכן את מידת החשיבות של המסירות וההקרבה של המשאב האנושי – לבטח יצלח דרכו.
נכתב על ידי שרון כהן, יועץ איכות המתמחה בהסמכה לתקן ISO 9001 מהדורת 2015 לניהול איכות, ת"י 9301 לבטיחות ואיכות בתעבורה ותקן AS9100 לתעופה וחלל.
