תהליך ההסמכה לתקן ISO 14001:2015 – כל מה שצריך לדעת

חברת Nextep מלווה חברות וארגונים בישראל בתהליך מלא של הסמכה ותחזוקה לתקן ISO 14001, תקן מוביל לניהול איכות הסביבה.

שילוב המומחיות המקצועית עם מערכת הניהול הדיגיטלית Nextep Center מאפשר יישום יעיל של דרישות התקן, עמידה ברגולציה סביבתית ושיפור מתמיד בביצועי הארגון.

למה חשוב תקן ISO 14001 לארגון?

תקן ISO 14001 מגדיר מערכת ניהול סביבה המסייעת לארגון לזהות, למדוד ולשלוט בהשפעות הסביבתיות של פעילותו. יישום התקן מאפשר לעמוד בדרישות החוק, לצמצם סיכונים סביבתיים, לחסוך במשאבים ולחזק את תדמית הארגון כעסק אחראי.

יתרונות ליישום תקן  14001 איכות סביבה בארגון:

• חיסכון במשאבים, חומרים ואנרגיה וצמצום עלויות תפעוליות.​
• עמידה בדרישות רגולטוריות ודין סביבתי בישראל והפחתת סיכוני קנסות ותביעות. ​
• יתרון תחרותי במכרזים, כניסה לשווקים חדשים ושיפור מיתוג סביבתי. ​
• הפחתת תאונות ואירועים סביבתיים וצמצום סיכונים תפעוליים.

תהליך ההסמכה ל‑ISO 14001 עם Nextep

התהליך מבוסס על מחזור השיפור המתמיד PDCA (Plan‑Do‑Check‑Act) ומותאם לפעילות ולרגולציה בישראל.

PLAN – תכנון

בשלב זה נבנית מערכת ניהול הסביבה הארגונית ומוגדרים היסודות:

• הגדרת מדיניות סביבתית, מטרות ויעדים מדידים לניהול איכות הסביבה.
• זיהוי ההיבטים הסביבתיים הפעילים בארגון והערכת סיכונים והזדמנויות.
• בניית תוכנית עבודה והגדרת אחריות, משאבים ולוחות זמנים ליישום.

זיהוי דרישות חוק ורגולציה

הארגון נדרש לזהות וליישם את כלל הדרישות החוקיות והרגולטוריות הרלוונטיות לפעילותו:

• מיפוי חוקים ותקנות סביבתיים ישימים לפי תחום פעילות הארגון.
• בדיקת מידת ההתאמה לדרישות החוק וביצוע הערכת התאמה.
• הכנת תוכנית לגישור על פערים, כולל לוחות זמנים והגדרת גורמים אחראים.

DO – עשיה

• ביצוע המטלה.

CHECK – בדיקה

• הערכת התוצאות בפועל.
• השוואה לתכנון.

ACT – פעולה

• שיפור.
• הטמעת שינויים.

כיצד נראה תהליך ההסמכה לתקן ניהול איכות הסביבה?

במאמר זה נסביר בקצרה את אבני הדרך המרכזיות בתהליך ההסמכה לתקן ISO 14001, החל מהשלב בו היועץ מגיע לפגישה הראשונה בארגון.

פגישת היכרות והבנת התהליכים:

• בפגישה הראשונה ישנה היכרות אישית בין היועץ לאיש הקשר בארגון, כאשר במהלך הפגישה:
  • היועץ מסביר על תהליך ההתעדה.
  • איש הקשר מציג את תחומי הפעילות ותהליכי העבודה.
  • היועץ מדריך את איש הקשר על מערכת Nextepcenter – מערכת אינטרנטית שתומכת בדרישות התקן מבחינת תיעוד ויישום של נושאים, כגון: תכניות הדרכה, אי התאמות ופעולות מתקנות, תלונות לקוח, הערכת ספקים וקבלני משנה וסקר שביעות רצון הלקוח. תיעוד כלל הנושאים הנ"ל נדרש לטובת בניית מגמות עם השנים להשגת שיפור מתמיד.
  • היועץ נותן "שיעורי בית" לארגון – כתלות במצב הקיים: מבנה ארגוני, הגדרות תפקידים ואחריות בהקשרי ניהול איכות הסביבה בארגון.

זיהוי דרישות כל דין:

הארגון יקבע ויקיים נהלים שיאפשרו זיהוי כל הדרישות על פי דין ודרישות אחרות שהוא קיבל על עצמו ושניתן לייחסן ישירות להיבטים הסביבתיים של פעילויותיו, מוצריו או שירותיו. הנהלים יבטיחו גם גישה לדרישות אלו והבנתן:

• מעבר על חקיקה לזיהוי דרישות החוק הישימות לארגון – על פי תחום פעילות של הארגון.
• בדיקת מידת ההתאמה לדרישות החוק – בדיקת ישימות וביצוע הערכת התאמה.
• בדיקות ישימות – על מנת להבין האם כל חוק / תקנה חלים על הארגון או רק חלקים מסוימים מהם.
• הערכת התאמה – בדיקת עמידת הארגון בדרישה כזאת או אחרת.
• בניית תוכנית עבודה לגישור על פערים במידה ומתגלים – כולל הגדרת לוח זמנים וגורם אחראי.

לקריאת מאמר על דרישות על פי דין בתחום הסביבה

לכל המאמרים אודות תקן ISO 14001

ביצוע סקר היבטים סביבתיים/סיכונים והזדמנויות:

סקר סביבתי נועד לקבוע את המצב הקיים בארגון:

• זיהוי גורמים ותהליכים המתרחשים בארגון בעלי פוטנציאל להשפעה שלילית על הסביבה, והסבתם למטריצת הערכת סיכונים – סבירות X חומרה.
• התוצאה המתקבלת הינה גובה של אות ההשפעה סביבתית. לאחר הערכה ראשונית, יש להתייחס לדרכי צמצום ההשפעה ולבצע הערכה חוזרת של השפעות שונות.
• יצירת תוכנית עבודה לצמצום הסבירות להתרחשות הסיכון – כולל חשיבה על דרכים חדשות ושונות שהארגון לא לקח בחשבון עד כה.

השלבים כוללים איסוף נתונים, סקרים, בדיקות מעבדה, זיהוי מפגעים סביבתיים והמלצות לשיפור.

טווח X משקל יחסי = רמת ההשפעה.

דוגמא לסקר היבטים סביבתיים: 

שלבים לביצוע סקר סביבתי:

• איסוף נתונים באמצעות שאלונים, רשימות תיוג, מפות, סקרים קודמים, רשומות קיימות, ראיונות עם עובדי הארגון וגורמים חיצוניים, סקר הליכה ועוד.
• ביצוע בדיקות מעבדה וסקרים מקיפים והערכת פערים בעמידה ברגולציה ובתקנות סביבתיים.
• זיהוי היבטים ומפגעים סביבתיים, השלכותיהם והמלצות לשיפורים.
• כתיבה ועריכה: תיוק לרשומות שנאספו לסקר, מסמך מסכם ותקציר. הארגון נדרש להתייחס לכלל הסעיפים.
• יישום והטמעת תוכנית עבודה שתכיל נהלים בנושאים סביבתיים לשיפור מתמיד.

היכנסו למאמר וגלו כיצד סקר סיכונים/מפגעים סביבתיים יכולים למנוע הוצאה כספית מיותרת? 

ביצוע בקרה תפעולית, הדרכות והסמכות:

בתהליך ההסמכה הלקוח מקבל גישה חינמית למערכת NextepCenter – מערכת ממוחשבת, אשר מרכזת את כלל הדרישות העיקריות בטובת תיעוד ומעקב של דרישות שונות בתקן ISO 14001:2015, המאפשרת:

• זיהוי מכשור וציוד הדורשים תחזוקה או ביקורת תקופתית.
• זיהוי הסמכות והדרכות הנדרשות ע"פ חוק.
• מיפוי משאבים מתכלים בארגון לצורך ניטור ומדידה במטרה להביא לצמצום והתייעלות.
• בקרה על ביצוע בפועל והשלמת פערים – כולל בדיקת אפקטיביות של פעולות שבוצעו על פי דרישת תקן ISO 14001:2015.
• תיעוד אי התאמות ופעולות מתקנות: חריגות פנימיות / תלונות לקוח / אירועים סביבתיים.

כתיבת נהלים לארגון:

• כתיבת נהלים מותאמים לסעיפי תקן ISO 14001:2015 (ע"י היועץ) ואישורם ע"י הנהלת הארגון.
• מיפוי בעלי זיקה לארגון בהקשר איכות סביבה – גורמים שיש להם השפעה על הארגון ויכולים להיות מושפעים מהארגון כמו למשל לקוחות החברה, עובדי החברה, גורמים רגולטוריים שונים, שכנים וכד'.
• כתיבת מדיניות לשמירה על איכות הסביבה בהתאם לתקן ואישורה ע"י הנהלת הארגון.

ביצוע מבדק פנימי:

לאחר השלמת כלל השלבים ולפני ביצוע סקר הנהלה ומבדק חיצוני – החברה נדרשת לבצע מבדק פנימי.

המבדק מתבצע על ידי יועץ חיצוני בשיתוף עם גורמים שונים בארגון – על פי התחום הנבדק. במבדק פנימי נבדקים כלל סעיפי התקן הישימים עבור הארגון בעזרת רשימת תיוג של מבדק פנימי שנבנה מראש על ידי היועץ.

המטרה של ביצוע מבדק פנימי הינה בדיקת עמידה של הארגון בכלל סעיפי התקן הישימים לפני מבדק חיצוני.  ניתן לבצע את המבדק יותר מפעם אחת בשנה / לפי מחלקות שונות / אחת לשנה – השיטה תקבע לפי החלטת הארגון.

בסוף המבדק, על היועץ לשלוח דו"ח אי התאמות ופעולות מתקנות לארגון כולל הגדרת סיבת שורש לאי התאמות, פעולות תיקון ופעולות מתקנות, גורם אחראי על ביצוע, לו"ז ובדיקת אפקטיביות. תוצאות מבדק פנימי יוצגו במסגרת סקר הנהלה על מנת לשתף את כלל ההנהלה בפערים שהתגלו במסגרת מבדק פנימי ולבדוק את העמידה בלו"ז שנקבע להשלמת הפערים.

ביצוע סקר הנהלה (מתקיים אחת לשנה):

סקר הנהלה מתחלק ל-2 חלקים: תשומות ותפוקות:

• חלק התשומות כולל:
  • הצגת ביצועי מערכת ניהול סביבה בארגון:
    • תוצאות מבדקים חיצוניים ופנימיים.
    • פניות מבעלי זיקה.
    • תלונות לקוח.
    • אי התאמות ופעולות מתקנות.
    • תוצאות של הערכת ספקים וקבלני משנה.
    • היבטים סביבתיים וסיכונים והזדמנויות בנושא הסביבה.
    • (לארגונים שכבר קיימת להם הסמכה: הצגת תוצאות מבדקים חיצוניים משנה קודמת ומעקב אחרי יעדים שנקבעו).

• חלק התפוקות כולל:

• • הצגת שינויים צפויים בארגון ו\או ברגולציה העשויים להשפיע על מערכת ניהול איכות הסביבה בארגון.
  • הגדרת מטרות ויעדים סביבתיים לארגון לשנת הפעילות הקרובה. היעדים חייבים להיות יעדים כמותיים אשר ניתנים למדידה.

 מבדק התעדה ותחזוקת התעודה:

מבדק התעדה מתבצע על ידי מכון הסמכה חיצוני בליווי יועץ מטעם נקסטפ. בארץ קיימים מספר מכונים אשר יכולים להסמיך את הארגון לתקני ISO שונים: מכון התקנים, IQC, URS ורונט.

במהלך המבדק הסוקר החיצוני בודק את כלל תהליכי הארגון המוגדרים בתחום ההתעדה של הארגון ועמידה ובדרישות התקן.

ימי המבדק נקבעים לפי גודל ותחום פעילות של הארגון – ייתכנו גם מבדקים שהם יותר מיום אחד.

בסוף המבדק הסוקר מחויב להעביר לארגון דו"ח אי פעולות מתקנות. הארגון נדרש לבצע מענה לדו"ח הפעולות המתקנות תוך חודש ולשלוח את המענה לסוקר החיצוני על מנת לקבל את התעודה בסוף תהליך ההסמכה.

מענה על אי התאמות מתבצע בעזרת יועץ חיצוני בליווי גורמים רלוונטיים בארגון.

תוקף התעודה הינה ל-3 שנים. עם זאת – קיום התעודה מותנה בביצוע מבדקים חצי שנתיים או שנתיים (בהתאם לתחום פעילות הארגון ומספר העובדים)

כל מה שצריך לדעת על שירותי ליווי ומבדקי מעקב לתקן ISO 14001

מעוניינים לגלות מדוע כדאי לעבור הסמכה לתקן ISO 14001 עם חברת Nextep? השאירו פרטים כאן או התקשרו ל- 03-9550222