תהליך ההסמכה לתקן ISO 14001:2015 – כל מה שצריך לדעת

סקר היבטים סביבתיים/סיכונים והזדמנויות:

1. • זיהוי גורמים ותהליכים המתרחשים בארגון בעלי פוטנציאל להשפעה שלילית על הסביבה, והסבתם למטריצת הערכת סיכונים – סבירות X חומרה – על פי שיטה של מכפלת חומרת ההשפעה על סבירות שההשפעה תתרחש. התוצאה המתקבלת הינה גובה של אות ההשפעה סביבתית. לאחר הערכה ראשונית יש להתייחס לדרכי צמצום ההשפעה ולבצע הערכה חוזרת של השפעות שונות.
   • יצירת תוכנית עבודה לצמצום הסבירות להתרחשות הסיכון – כולל חשיבה על דרכים חדשות ושונות שהארגון לא לקח בחשבון עד כה.

כיצד סקר סיכונים/מפגעים סביבתיים יכול למנוע הוצאה כספית מיותרת? 

בקרה תפעולית, הדרכות והסמכות:

בתהליך ההסמכה הלקוח מקבל גישה חינמית למערכת נקסטפסנטר – מערכת ממוחשבת אשר מרכזת את כלל הדרישות העיקריות בטובת תיעוד ומעקב של דרישות שונות בתקן ISO14001:2015.

1. • זיהוי מכשור וציוד הדורשים תחזוקה או ביקורת תקופתית.
   • זיהוי הסמכות והדרכות הנדרשות ע"פ חוק – לדוגמה היתר רעלים בתוקף ועל פי צורכי הארגון – לדוגמה אחראי רעלים, הדרכה על מדיניות סביבתית והיבטים סביבתיים של העובד, הדרכת בטיחות הנדרשת על פי החוק לכל עובדי הארגון וכד'.
   • מיפוי משאבים מתכלים בארגון לצורך ניטור ומדידה – במטרה להביא לצמצום והתייעלות – לדוגמה חומרי גלם, אנרגיה, מים.
   • בקרה על ביצוע בפועל והשלמת פערים – כולל בדיקת אפקטיביות של פעולות שבוצעו על פי דרישת תקן ISO 14001:2015. תיעוד אי התאמות ופעולות מתקנות: חריגות פנימיות / תלונות לקוח / אירועים סביבתיים – נדרש לתעד באופן שוטף ולהחליט על פעולות תיקון ופעולות מתקנות. הרעיון העומד מאחורי הדרישה הינו השגת יכולת של בניית מגמות על מנת להגיע לתכנון של שיפור מתמיד של ביצועים סביבתיים של הארגון.

כתיבת נהלים:

• • כתיבת נהלים מותאמים לסעיפי תקן ISO 14001:2015 (ע"י היועץ) ואישורם ע"י הנהלת הארגון – כתיבת הנהלים תתבצע על ידי יועץ חיצוני בשיתוף והתייעצות עם גורמים רלוונטיים שונים בארגון בכדי להבין לעומק את הנושא שלגביו כותבים את הנוהל. לאחר סיום כתיבת נהלים יש לאשרם מול גורם בכיר בארגון .
  • מיפוי בעלי זיקה לארגון בהקשר איכות סביבה – גורמים שיש להם השפעה על הארגון ויכולים להיות מושפעים מהארגון כמו למשל לקוחות החברה, עובדי החברה, גורמים רגולטוריים שונים, שכנים וכד'.
  • כתיבת מדיניות לשמירה על איכות הסביבה בהתאם לתקן ואישורה ע"י הנהלת הארגון – במדיניות יש להתייחס לנושאים כמו מחויבות הארגון לשמירה על הסביבה, הדרכת עובדים לגבי נושאים סביבתיים, שמירה על דרישות לקוח ודרישות בעלי עניין, עבודה תוך עמידה בחוקים ותקנות וכן דרישות אחרות, חשיבה מכוונת סיכונים והזדמנויות וכד'. לאחר אישור המדיניות יש לבצע הדרכה לכלל העובדים אודות המדיניות וכן להפיץ אותה לבעלי זיקה (אפשרי דרך אתר אינטרנט), כתיבת הוראות עבודה: מעבר לנהלים ה"כלליים" שמגדירים את פעילות הארגון מנקודת מבט של תקן 14001.  נדרשת כתיבה של הוראות עבודה אשר מתייחסות לעבודה בפועל של הארגון. ניתן לעשות זאת בשלב הסמכה לתקן או בשלב של ליווי שנתי – לאחר ההסמכה לתקן.

ביצוע מבדק פנימי:

• • לאחר השלמת כלל השלבים ולפני ביצוע סקר הנהלה ומבדק חיצוני – החברה נדרשת לבצע מבדק פנימי.
  • המבדק מתבצע על ידי יועצ/ת חיצוני/ת בשיתוף עם גורמים שונים בארגון – על פי התחום הנבדק.
  • במבדק פנימי נבדקים כלל סעיפי התקן הישימים עבור הארגון בעזרת רשימת תיוג של מבדק פנימי שנבנה מראש על ידי היועצ/ת.
  • המטרה של ביצוע מבדק פנימי הינה בדיקת עמידה של הארגון בכלל סעיפי התקן הישימים לפני מבדק חיצוני. בדרך כלל מבצעים את המבדק הפנימי כחודש לפני מבדק חיצוני על מנת לתת לארגון זמן להשלמת פערים ככל שהם יהיו קיימים.
  • הארגון מגדיר את התוכנית של מבדקים פנימיים – ניתן לבצע את המבדק יותר מפעם אחת בשנה / לפי מחלקות שונות / אחת לשנה – השיטה תקבע לפי החלטת הארגון.
  • בסוף המבדק על היועצ/ת לשלוח דו"ח אי התאמות ופעולות מתקנות לארגון כולל הגדרת סיבת שורש לאי התאמות, פעולות תיקון ופעולות מתקנות, גורם אחראי על ביצוע, לו"ז ובדיקת אפקטיביות.
  • תוצאות מבדק פנימי יוצגו במסגרת סקר הנהלה על מנת לשתף את כלל ההנהלה בפערים שהתגלו במסגרת מבדק פנימי ולבדוק את העמידה בלו"ז שנקבע להשלמת הפערים.

סקר הנהלה (מתקיים אחת לשנה):

• סקר הנהלה מתחלק ל-2 חלקים: תשומות ותפוקות:
• חלק התשומות כולל:
• • הצגת ביצועי מערכת ניהול סביבה בארגון: תוצאות מבדקים חיצוניים ופנימיים, פניות מבעלי זיקה, תלונות לקוח, אי התאמות ופעולות מתקנות, תוצאות של הערכת ספקים וקבלני משנה, היבטים סביבתיים וסיכונים והזדמנויות בנושא הסביבה. (לארגונים שכבר קיימת להם הסמכה: הצגת תוצאות מבדקים חיצוניים משנה קודמת ומעקב אחרי יעדים שנקבעו)

• חלק התפוקות כולל:

• • הצגת שינויים צפויים בארגון ו\או ברגולציה העשויים להשפיע על מערכת ניהול איכות הסביבה בארגון.
  • הגדרת מטרות ויעדים סביבתיים לארגון לשנת הפעילות הקרובה. היעדים חייבים להיות יעדים כמותיים אשר ניתנים למדידה.

מבדק התעדה:

• • מבדק התעדה מתבצע על ידי מכון הסמכה חיצוני.
  • בארץ קיימים מספר מכונים אשר יכולים להסמיך את הארגון לתקני ISO שונים: מכון התקנים, IQC, URS ורונט.
  • מבדק התעדה חיצוני בליווי היועץ.
  • במהלך המבדק הסוקר החיצוני בודק את כלל תהליכי הארגון המוגדרים בתחום ההתעדה של הארגון ועמידה ובדרישות התקן.
  • ימי המבדק נקבעים לפי גודל ותחום פעילות של הארגון – ייתכנו גם מבדקים שהם יותר מיום אחד.
  • בסוף המבדק הסוקר מחויב להעביר לארגון דו"ח אי פעולות מתקנות.
  • הארגון נדרש לבצע מענה לדו"ח הפעולות המתקנות תוך חודש ולשלוח את המענה לסוקר החיצוני על מנת לקבל את התעודה בסוף תהליך ההסמכה.
  • מענה על אי התאמות מתבצע בעזרת יועצ/ת חיצוני/ת בליווי גורמים רלוונטיים בארגון.
  • תוקף התעודה הינה ל-3 שנים. עם זאת – קיום התעודה מותנה בביצוע מבדקים חצי שנתיים או שנתיים (בהתאם לתחום פעילות הארגון ומספר העובדים)

מעוניינים לגלות מדוע כדאי לעבור הסמכה לתקן ISO 14001 עם חברת Nextep? 

כל מה שצריך לדעת על שירותי ליווי ומבדקי מעקב לתקן ISO 14001

נכתב ע"י ניר בן בנימין, מתמחה בהסמכת וליווי ארגונים בתקני ISO 14001:2015 ,ISO 9001:2015, ו-ISO 45001.